Algemene voorwaarden

1. Voorwerp

Lumohub is een online beheerdienst voor zelfstandigen en freelancers: facturatie (waaronder e-facturatie via het Peppol-netwerk), opvolging van uitgaven en gepresteerde dagen, raming van btw, sociale bijdragen en belastingen, financiële sturing en assistentiefuncties. Deze voorwaarden regelen het gebruik van de dienst, uitgegeven door Atlas Digital SRL, btw BE 1033.770.471 (zie wettelijke vermeldingen).

De dienst is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik. Hij richt zich tot zelfstandigen en vennootschappen, voor hun beroepsactiviteit: door een account aan te maken, verklaart u in die hoedanigheid te handelen, en niet als consument. De regels ter bescherming van de consument, waaronder het herroepingsrecht bij overeenkomsten op afstand, zijn dus niet van toepassing.

2. Aard van de dienst — wat Lumohub niet is

Lumohub is geen boekhoudkantoor en geen belastingadviseur. De berekende bedragen en aanbevelingen (inclusief de AI-assistent) zijn indicatief, op basis van uw invoer en de geldende openbare tarieven; zij vormen geen gepersonaliseerd advies en vervangen geen erkend professional. U blijft als enige verantwoordelijk voor uw aangiften.

3. Account

Voor de registratie is een geldig e-mailadres vereist. U bent verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van uw inloggegevens en voor de juistheid van de ingevoerde gegevens. Het inschakelen van tweefactorauthenticatie wordt aanbevolen.

4. Abonnementen, proefperiode en betaling

• De abonnementen, hun prijzen en hun functies worden toegelicht op de pagina Tarieven.
• De gratis proefperiode van 14 dagen vereist geen bankkaart en gaat niet automatisch over in een betalend abonnement.
• Abonnementen, maandelijks of jaarlijks, en maandelijkse opties worden vooraf betaald via Stripe. Zij worden automatisch verlengd aan het einde van elke periode, voor dezelfde duur, tot zij worden opgezegd (punt 5). Een eenmalige optie wordt één keer betaald.
• De prijzen kunnen wijzigen; elke wijziging wordt ten minste 30 dagen vóór de toepassing ervan aangekondigd.

5. Opzegging, terugbetaling en verwijdering van het account

• U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen vanuit uw account. De opzegging gaat in aan het einde van de reeds betaalde periode, maandelijks of jaarlijks: de dienst blijft tot dan beschikbaar, en daarna wordt het abonnement niet verlengd.
• Voor de lopende periode is geen terugbetaling verschuldigd, volledig noch pro rata, of het abonnement nu maandelijks of jaarlijks is. Evenzo gaat een overstap naar een lager plan in bij de volgende verlenging.
• Zodra de periode voorbij is, staat het account in alleen-lezen: u kunt uw gegevens nog raadplegen en exporteren, en een nieuw abonnement herstelt de volledige toegang. Een account dat zonder abonnement blijft, wordt daarna behandeld zoals bepaald in punt 8.
• Een verzoek tot verwijdering van het account beëindigt het abonnement op dezelfde manier: het wordt niet meer verlengd en de lopende periode wordt niet terugbetaald. Vanaf het verzoek worden uw sessies gesloten en stopt de ontvangst van Peppol-facturen; het account en al zijn gegevens worden 30 dagen later definitief gewist, ook als de betaalde periode nog niet voorbij is. U kunt het verzoek binnen die termijn annuleren. Wilt u de betaalde periode tot het einde benutten, zeg dan eerst het abonnement op en vraag daarna de verwijdering aan.

6. Wanbetaling

Als een betaling mislukt, waarschuwt de applicatie u en probeert Stripe de betaling opnieuw volgens zijn schema van nieuwe pogingen; de dienst blijft intussen beschikbaar. Blijft de factuur na de laatste poging onbetaald, dan wordt het account bevroren: uw facturen, uitgaven, contracten en documenten blijven raadpleegbaar en exporteerbaar, uw profiel en instellingen blijven wijzigbaar, maar in uw boeken kan niets meer worden aangemaakt of gewijzigd. De volledige toegang keert terug zodra de openstaande factuur is betaald of een nieuw abonnement is afgesloten. Een bevroren account blijft onderworpen aan de regel van punt 8 over accounts zonder abonnement.

7. Peppol-e-facturatie

Het verzenden en ontvangen van elektronische facturen verloopt via een gecertificeerd toegangspunt (Recommand). Lumohub stelt redelijke middelen in het werk om de verzending te verzekeren, maar kan niet aansprakelijk worden gesteld voor onbeschikbaarheid van het Peppol-netwerk of van externe platformen. Het is uw verantwoordelijkheid om de status van uw verzendingen in de applicatie te controleren.

8. Uw gegevens

De gegevens die u opslaat blijven uw eigendom. U kunt ze volledig exporteren en op elk moment de verwijdering van uw account aanvragen (definitieve wissing na 30 dagen). Een account dat langer dan 2 jaar zonder abonnement blijft, wordt per e-mail gewaarschuwd en daarna op dezelfde manier gewist. Wij bewaren uw documenten niet uit hoofde van UW wettelijke bewaarplicht: exporteer ze vooraf. De verwerking van persoonsgegevens wordt beschreven in het privacybeleid; voor de gegevens van uw klanten treedt Lumohub op als uw verwerker, volgens de bijlage hieronder.

Geïmporteerde historiek: facturen en uitgaven die via de historiekimport worden ingevoerd (van vóór uw gebruik van Lumohub) worden gemarkeerd als “zonder bewijsstuk” en zijn uitgesloten van de wettelijke archiveringsgarantie van de dienst — het bewaren van de overeenkomstige originele stukken blijft uw verantwoordelijkheid.

9. Aanvaardbaar gebruik

U verbindt zich ertoe de dienst niet te gebruiken voor onwettige doeleinden (valse facturen, ontwijking van fiscale verplichtingen, aantasting van de beveiliging van de dienst, ongeoorloofde doorverkoop). Elk misbruik kan leiden tot de opschorting van het account.

10. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid

De dienst wordt geleverd “in de staat waarin hij zich bevindt”, zonder garantie van absolute continuïteit. De aansprakelijkheid van de uitgever is beperkt tot de over de laatste 12 maanden betaalde sommen en sluit indirecte schade uit, evenals de gevolgen van aangiften op basis van de verstrekte ramingen.

11. Wijziging van de voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen worden bijgewerkt; gebruikers worden ten minste 30 dagen op voorhand per e-mail of in de applicatie op de hoogte gebracht van substantiële wijzigingen.

12. Toepasselijk recht

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil valt onder de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel.

Bijlage — Verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)

Wanneer u in Lumohub persoonsgegevens van uw klanten, uw prospecten of hun contactpersonen registreert, bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens en treedt Atlas Digital SRL op als uw verwerker in de zin van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (AVG). Deze bijlage maakt deel uit van deze voorwaarden: zij is de verwerkersovereenkomst die artikel 28, lid 3, vereist, en u aanvaardt haar samen met de voorwaarden. De gegevens over uzelf, als gebruiker, vallen onder het privacybeleid.

• Onderwerp en duur: de verwerking dient uitsluitend om u de dienst te leveren die in punt 1 is beschreven, zolang uw account bestaat, en daarna tot de hieronder bepaalde wissing.
• Aard en doel: die gegevens hosten en opslaan, weergeven en ermee rekenen om uw facturen, offertes, contracten, herinneringen, aangiften en exports op te stellen; ze naar uw klanten versturen wanneer u daarom vraagt (e-mail, Peppol-netwerk); de documenten lezen die u toevoegt om een formulier in te vullen (AI-functies).
• Categorieën van gegevens: identiteit en contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon), ondernemings- en btw-nummers, bankgegevens, de inhoud van facturen, offertes, contracten en herinneringen (prestaties, bedragen, data, betalingen), en de documenten en notities die u toevoegt. Lumohub is niet bedoeld voor gevoelige gegevens (artikel 9 AVG): registreer er geen.
• Betrokkenen: uw klanten en prospecten die natuurlijke personen zijn, de contactpersonen van uw klanten en prospecten, en iedere andere persoon die wordt genoemd in de documenten die u registreert.
• Uw instructies: Lumohub verwerkt die gegevens uitsluitend op basis van uw gedocumenteerde instructies — deze voorwaarden en wat u in de dienst doet (registreren, versturen, exporteren, verwijderen) —, ook voor een doorgifte buiten de Europese Unie, tenzij de wet anders vereist; in dat geval brengt Lumohub u vóór de verwerking op de hoogte, voor zover de wet dat toelaat. Lumohub waarschuwt u als het meent dat een instructie inbreuk maakt op de AVG. Het gebruikt die gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.
• Vertrouwelijkheid: de personen die gemachtigd zijn om die gegevens te verwerken, zijn tot geheimhouding verplicht en hebben er alleen toegang toe om de dienst te laten werken of te beveiligen, of om een ondersteuningsvraag van u te beantwoorden.
• Beveiliging (artikel 32 AVG): hosting in de Europese Unie bij Scaleway, versleutelde verbindingen (HTTPS), gegevens in rust versleuteld door de hostingprovider, strikte scheiding van gegevens tussen accounts, gehashte wachtwoorden, tweefactorauthenticatie aangeboden voor elk account, en beheerderstoegang voorbehouden aan aangewezen accounts die door tweefactorauthenticatie zijn beschermd.
• Subverwerkers: u machtigt Lumohub om een beroep te doen op de verwerkers die in het privacybeleid (punt 4) zijn opgesomd en met die gegevens werken — hosting, netwerk, verzending van e-mails, Peppol-netwerk, AI-functies. Lumohub legt hun contractueel dezelfde beschermingsverplichtingen op en blijft tegenover u aansprakelijk voor de naleving ervan. Elke toevoeging of vervanging wordt u ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of in de applicatie aangekondigd: u kunt er schriftelijk bezwaar tegen maken, om een reden die met gegevensbescherming verband houdt, en, als er geen oplossing wordt gevonden, uw abonnement opzeggen en uw gegevens exporteren vóór de wijziging; enkel in dat geval wordt het deel van de betaalde periode dat nog loopt u pro rata terugbetaald.
• Rechten van betrokkenen: Lumohub helpt u de verzoeken van uw klanten te beantwoorden (inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid…) via de functies van de dienst — een fiche of document raadplegen, verbeteren, exporteren of verwijderen — en, indien nodig, op verzoek via contact@lumohub.eu. Een verzoek dat Lumohub rechtstreeks bereikt, wordt aan u doorgegeven.
• Inbreuken in verband met persoonsgegevens: Lumohub meldt u elke inbreuk die deze gegevens treft zonder onredelijke vertraging nadat het er kennis van heeft genomen, met de informatie waarover het beschikt (aard, betrokken gegevens en personen, waarschijnlijke gevolgen, genomen maatregelen), zodat u uw eigen verplichtingen kunt nakomen (artikelen 33 en 34 AVG). Het verleent u ook de redelijke hulp die u nodig zou hebben voor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
• Einde van de verwerking: u kunt al uw gegevens op elk moment exporteren, met name vóór uw vertrek (teruggave). Na een verzoek tot verwijdering van het account worden ze na 30 dagen definitief gewist: de databank, de opgeslagen bestanden, en uw onderneming bij het Peppol-toegangspunt met de documenten die erlangs zijn verlopen. Een account dat langer dan 2 jaar zonder abonnement blijft, wordt per e-mail gewaarschuwd en daarna op dezelfde manier gewist. Daarna blijven alleen de back-ups en de technische sporen die sommige verwerkers bewaren (bijvoorbeeld verzendlogs) bestaan, tot het einde van hun eigen bewaartermijn. Lumohub bewaart niets uit hoofde van een eigen verplichting.
• Audits en informatie: Lumohub stelt u de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze verplichtingen aan te tonen — deze bijlage, het privacybeleid, de pagina Beveiliging en, op verzoek, de garanties van zijn verwerkers. U kunt op uw kosten een audit laten uitvoeren door een tot geheimhouding verplichte auditor, met een redelijke voorafgaande kennisgeving, ten hoogste eenmaal per jaar, behalve bij een inbreuk.
• Uw verplichtingen: u zorgt ervoor dat u over een rechtsgrond beschikt voor de gegevens die u registreert en dat u de betrokkenen informeert, zoals elke verwerkingsverantwoordelijke.