Factureren via Peppol: wat er veranderde voor zelfstandigen
Sinds januari 2026 reizen facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België als gestructureerd bestand over het Peppol-netwerk. De pdf in bijlage verdwijnt niet uit uw leven, maar tussen professionals volstaat hij niet meer.
Een gestructureerde factuur is geen pdf
Een pdf is gemaakt om door een mens gelezen te worden. Een gestructureerde factuur is een bestand dat de boekhoudsoftware van uw klant rechtstreeks inleest: het nummer, de datum, de klant, elke lijn, de btw. Niets wordt opnieuw ingetikt, dus niets wordt verkeerd ingetikt.
Uw klant "ontvangt" uw factuur niet langer in een mailbox waar ze tussen twee nieuwsbrieven verdwijnt: ze komt binnen in zijn eigen tool, klaar om verwerkt te worden.
Wat u aan uw kant moet nakijken
Drie zaken, en ze zijn één keer geregeld:
- Bereikbaar zijn op het netwerk. Een Peppol-factuur vertrekt naar een elektronisch ondernemingsadres, niet naar een e-mailadres. Uw vennootschap moet geregistreerd zijn bij een toegangspunt opdat dat adres bestaat.
- De identificatie van de klant kennen. Meestal is dat zijn ondernemings- of btw-nummer. Is hij niet bereikbaar, dan vertrekt de factuur niet — dat weet u beter vóór de vervaldag dan erna.
- Zuivere gegevens hebben. Een verkeerd btw-nummer blokkeert de verzending. Vervelend op het moment zelf, en veel minder vervelend dan een factuur die nooit is aangekomen.
Ontvangen is de andere helft van het werk
Aan verzenden denkt u eerst, want dat zet de betaling in gang. Maar uw leveranciers sturen de hunne op dezelfde manier. Hebt u niets om ze te ontvangen, dan komen ze nergens toe, en op het einde van het kwartaal ontdekt u dat aftrekbare kosten u zijn ontglipt.
Een inbox die verzamelt wat binnenkomt, is dus evenveel waard als de knop die iets doet vertrekken.
Wat er niet verandert
Niets verplicht u sneller of anders te factureren. De wettelijke inhoud van een factuur blijft dezelfde, de verplichte vermeldingen ook, en een verzonden factuur blijft een factuur die u bindt.
Wat verandert, is het kanaal — en de hoeveelheid herinvoer die het aan beide kanten wegneemt.