Factuur verzonden, fout ontdekt: waarom u nooit corrigeert door te herschrijven
Vroeg of laat gebeurt het: de factuur is vertrokken, en er klopt iets niet. Een bedrag, een aantal, een bestemmeling. De eerste reflex — het document heropenen en aanpassen — is precies degene die problemen veroorzaakt.
Een uitgegeven factuur is een feit, geen ontwerp
Zodra ze verzonden is, bestaat uw factuur ook bij uw klant, bij zijn boekhouder, en in uw eigen doorlopende nummering. Ze bij u "corrigeren" corrigeert ze nergens anders: er bestaan nu twee versies van hetzelfde nummer, en niemand weet welke telt.
Het is ook waar een controle naar kijkt: een doorlopende nummering, zonder gaten en zonder dubbels. Een achteraf herschreven document is precies wat de vragen uitlokt.
Het juiste mechanisme: de creditnota
Om te annuleren of te corrigeren maakt u een tweede document op, de creditnota, die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en ze neutraliseert — volledig of gedeeltelijk. Daarna, indien nodig, een nieuwe correcte factuur met een eigen nummer.
Drie documenten, drie feiten, nul dubbelzinnigheid:
- de oorspronkelijke factuur blijft wat ze altijd was;
- de creditnota zegt zwart op wit wat geannuleerd wordt, en waarom ze bestaat;
- de nieuwe factuur vertrekt van juiste cijfers.
Uw klant volgt het, zijn boekhouder ook, en uw btw wordt aangegeven op wat er werkelijk gebeurd is.
Wat dit dagelijks betekent
De praktische les is geen boekhouding, maar organisatie: nalezen vóór verzending kost minder dan corrigeren erna. Een ontwerp past u aan zoveel u wilt; een uitgegeven factuur, nooit meer.
Vandaar de waarde van een tool die vastzet wat vertrokken is — bedragen, tarieven, identiteit van de partijen — en de creditnota in één klik aanmaakt, gekoppeld aan het origineel, in plaats van u de geschiedenis te laten herschrijven zonder het te zeggen.